1. De wettelijke context

De statistische formulieren voor geboorten en sterfte vormen de grondslag van de geboorte- en sterftestatistiek van de Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie. Een Koninklijk Besluit (K.B.) van
17 juni 1999 en een K.B. van 14 juni 1999 omschrijven de modaliteiten voor de opmaak van deze geboorte- en sterftestatistiek. De Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie is bevoegd voor de verzameling en verwerking van deze gegevens m.b.t. de bevolking van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Het Observatorium voor Gezondheid en Welzijn kreeg deze opdracht toegewezen.

De geneesheer-ambtenaren van de gemeenschappen en de gemeentelijke ambtenaren die de formulieren bewaren of invullen zijn gehouden aan het statistisch geheim en het beroepsgeheim. De informatie mag zelfs niet worden overgemaakt aan justitie.

2. De papieren formulieren van 1998

Sinds 1998 hanteert men nieuwe modellen van de geboorte- en overlijdensformulieren.

Er bestaan 3 modellen van formulieren:

• het model I: is het statistisch formulier voor de aangifte van een geboorte van een levend kind. Dit moet ingevuld worden bij elk levend geboren kind, ongeacht het geboortegewicht of de duur van de zwangerschap. Sinds 2010 zijn deze formulieren gedeeltelijk aangepast door het invoeren van het ebirth project.
• het model III D: is het statistisch formulier voor de aangifte van het overlijden van een kind jonger dan een jaar of van een doodgeboorte. Dit formulier moet ingevuld worden voor elk kind dat overleden is van minder dan een jaar of van een doodgeboren kind met een geboortegewicht vanaf 500 gram, of waarvan de zwangerschapsduur tenminste 22 weken bedraagt, of met een lichaamslengte (van de vortex tot de hiel) van tenminste 25 cm (richtlijnen van de Wereldgezondheidsorganisatie)
• het model III C: is het statistisch formulier voor de aangifte van het overlijden van een persoon van een jaar of ouder.

Deze formulieren bestaan elk uit 4 stroken. Luik A bevat de identiteitsgegevens en wordt ingevuld door de geneesheer en bewaard bij de gemeentelijke administratie. Luik B wordt eveneens ingevuld door de geneesheer en gecontroleerd door de gemeentelijke administratie alvorens het met de rest van het formulier wordt overgemaakt aan de verantwoordelijke geneesheer-ambtenaar van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie. Luik C, dat de medische gegevens bevat, wordt ingevuld door de geneesheer en in een gesloten omslag overgemaakt (deze informatie is dus niet toegankelijk voor de gemeentelijke administratie). De omslag wordt pas geopend op het Observatorium voor Gezondheid en Welzijn onder de bevoegdheid van de verantwoordelijke geneesheer-ambtenaar. Luik D bevat de anonieme administratieve en sociale gegevens en wordt aangevuld door de gemeentelijke administratie.

De formulieren worden afgedrukt door de Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie die verantwoordelijk is voor de verdeling aan de gemeentelijke administratie en de kraamafdelingen. De gemeentelijke diensten zorgen op hun beurt voor de verdeling van de formulieren aan de geneesheren en de ziekenhuizen op hun grondgebied.

3. De elektronische formulieren sinds 2010

Sinds 2010 worden een deel van de statistische formulieren van het levendgeboren aangegeven via het ebirth Platform.