Logo van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie

Directieassistent voor de Algemene Directie

Inhoud van de functie

Inhoud van de functie

De directieassistent verleent administratieve en organisatorische ondersteuning aan de leidend ambtenaar van de DVC, met inachtneming van de vertrouwelijkheid van de behandelde informatie.

De directieassistent zal met name de volgende opdrachten hebben:

  • Voorbereiden en opvolgen van de dossiers van de leidend ambtenaar;
  • Administratieve en technische ondersteuning verlenen bij de uitvoering van projecten, onderzoek, studies, enquêtes en analyses die door de leidend ambtenaar van strategisch belang worden geacht;
  • Optreden als tussenpersoon tussen de leidend ambtenaar en de interne en externe partners van de DVC.

Als directieassistent vereist de functie:

  • Het beheer van de agenda's van de leidend ambtenaar;
  • Het organiseren van vergaderingen (en opstellen van notulen) of grotere evenementen;
  • Het opstellen en opvolgen van nota's die worden voorgelegd aan bestuursorganen (Directieraad, Basisoverlegcomité, Coördinatiecomité, Directiecomité, enz.)
  • Het verzekeren van de ontvangst van bezoekers;
  • Het verzekeren van de verbinding tussen de Algemene Directie en de dienst communicatie met het oog op de verspreiding van informatie;
  • Het verzekeren van het secretariaat van de Directieraad en de vergaderingen met de ministeriële kabinetten;
  • Het opvolgen van strategische projecten onder leiding van de leidend ambtenaar en de Directieraad;
  • Het ondersteunen van de behandeling van parlementaire vragen en de toezending ervan aan de ministeriële kabinetten.
     

Werkgever

Werkgever

De Diensten van het Verenigd College (DVC) vormen de administratie van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie (GGC). 

Met de opdracht het leven van alle Brusselaars te verbeteren op het vlak van welzijn en gezondheid, streven ze ernaar de referentieadministratie te worden in die materies.

De DVC zijn een actieve, tweetalige administratie met een honderdtal medewerkers, waar deskundigheid, zin voor samenwerking, gelijke behandeling en een goede dienstverlening aan de burgers de kernwaarden zijn.

De Diensten van het Verenigd College van de GGC bestaan uit een studiedienst, een communicatiedienst en vier directies:

  • ‘Gezondheid & Bijstand aan Personen’: het verlenen en vernieuwen van institutionele goedkeuringen, het verlenen van subsidies, het opstellen van nieuwe verordeningen of besluiten, ...;
  • ‘Controle’: administratieve en financiële controle van instellingen die door de GGC erkend of gesubsidieerd zijn;
  •  ‘Coördinatie & Procedures’: transversale ondersteunende diensten voor de andere Directies (HR, administratieve coördinatie, juridische dienst);
  • ‘Begroting & Financiën’: het toezicht op de naleving van de vastgestelde budgetten en het goede beheer van de uitgaven;
  • Het ‘Observatorium voor Gezondheid en Welzijn’, een studiedienst. 

De directieassistent werkt onder het direct toezicht van de leidend ambtenaar.
 

Profiel

Profiel
  • Gevraagd diploma 

Kandidaten voor de functie van directieassistent moeten in het bezit zijn van een diploma hoger onderwijs van het korte type (graduaat of bachelor) met voorkeur als directieassistent.

  • Ervaring

Een ervaring in het domein van secretariaat is een pluspunt;
Ervaring in een overheidsadministratie of kennis van de overheidsadministratie is een troef;

  • Gewenste kwaliteiten:

Adviseur, ondersteunend medewerker voor het dossierbeheer, procesdeskundige, ondersteunend medewerker voor kennismanagement.

  •  Pluspunt 

Kennis van de tweede Brusselse taal is een pluspunt.
 

Offerte

Offerte
  • Loonschaal B101[min. 32.930,35 euro, max. 58.649,07 euro] geïndexeerd overeenkomstig de geldende verhogingscoëfficiënt (1,9999 op 01/01/2023);
  • Maaltijdcheques met een nominale waarde van 8 euro per gewerkte dag (met inhouding van 1,09 euro);
  • Hospitalisatieverzekering, met inbegrip van kind(eren) en echtgeno(o)t(e) (tot en met 66 jaar);
  • Vlot bereikbaar met het openbaar vervoer;
  • Gratis openbaar vervoer voor het woon-werktraject;
     

Voordelen

Voordelen
  • Mogelijkheid tot een fietsvergoeding en/of een Villo! abonnement;
  • Flexibel uurrooster in de 38-urenweek;
  • Mogelijkheid tot telewerken;
  • 35 dagen verlof per jaar;
  • Sociale dienst (collectieve en individuele voordelen van culturele, sportieve, recreatieve of feestelijke aard);
  • Tal van opleidingsmogelijkheden;
  • Mogelijkheid om interessante tweetaligheidstoelagen te verkrijgen.
     

Selectieprocedure

Selectieprocedure

Aanwervingsprocedure :

De kandidaten moeten vooraf een schriftelijke test afleggen, op afstand, om hun technische vaardigheden te beoordelen. Deze test duurt 30 minuten en moet uiterlijk om 16u de dag voor het sollicitatiegesprek afgewerkt en ingediend zijn.

Het selectiegesprek vindt plaats ten overstaan van een selectiecommissie die de test zal hebben ontvangen en doorgenomen. Het gesprek duurt ongeveer 45 minuten en heeft als doel de beroepsbekwaamheden te analyseren in relatie tot de vereisten van de functie, de kennis van onze administratie alsook de motivatie, interesses en affiniteiten met het werkterrein.

Als u een handicap hebt en bepaalde aanpassingen nodig hebt om aan de selectieprocedure te kunnen deelnemen, kunt u vóór 03/04/2023 contact opnemen met meneer Andy Reynolds, hetzij per e-mail areynolds@ggc.brussels, hetzij per telefoon 02/563 10 22.

De persoonsgegevens die in het kader van deze vacature worden meegedeeld, zijn uitsluitend bestemd voor de aanwerving voor de hierboven beschreven functie. De informatie zal alleen worden verwerkt ten behoeve van deze vacature en zal in geen geval aan derden worden doorgegeven. De DVC van de GGC zullen deze gegevens dan ook niet langer bewaren dan nodig is om deze aanwerving te verwerken. Indien u vragen hebt over gegevensbescherming, of indien u uw gegevens wenst te corrigeren of bezwaar wenst te maken, aarzel dan niet contact op te nemen met de verantwoordelijke voor gegevensbescherming op het volgende adres: dataprotection@ggc.brussels
 

Solliciteren

Solliciteren

Alle kandidaatstellingen moeten het volgende omvatten:

  • het referentienummer van deze procedure: 2022_DG_B1_30;
  • een motivatiebrief met een toelichting over de kwalificaties en ervaring die de kandidaat kan voorleggen met betrekking tot de functie;
  • een bijgewerkt CV.

Elke kandidaatstelling moet verzonden worden naar jobs@ggc.brussels voor 05/04/2023 voor 18u. Alle informatie betreffende de inhoud van de functie, de procedure en de gelijkwaardigheid van graden kan worden verkregen bij Mevr. Tiffany Pauwels, Administratief assistente - Dienst HR 02/552 01 11 of Mevr. Charlot Simoens, Administratief assistente - Dienst HR 02/552 01 33.

Alleen volledige sollicitaties (cv en motivatiebrief) worden in aanmerking genomen. Een eerste selectie zal worden gemaakt op basis van de ontvangen sollicitaties. Kandidaten die het beste aan het vereiste profiel voldoen, worden telefonisch uitgenodigd voor een gesprek met een selectiecommissie. Deze gesprekken zullen plaatsvinden van 13/04/2023 tot 18/04/2023, op afstand of in persoon, afhankelijk van de van kracht zijnde gezondheidssituatie. Uitstel van datum is niet mogelijk.
 

Contactgegevens

Contactgegevens

Nathalie Noël 
De Leidend ambtenaar 
jobs@ccc.brussels